○道志村情報公開事務取扱要綱
平成14年3月25日
訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 相談及び案内(第5条・第6条)
第3章 請求書の受付(第7条―第12条)
第4章 開示決定等の事務(第13条―第20条)
第5章 開示の実施(第21条―第25条)
第6章 不服申立て(第26条―第34条)
第7章 雑則(第35条―第37条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この要綱は、道志村情報公開条例(平成18年道志村条例第9号。以下「条例」という。)及び道志村情報公開条例施行規則(平成18年道志村規則第5号。以下「規則」という。)に基づく情報の公開に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(総合窓口)
第2条 情報の公開に関する事務の総合窓口は、総務課とする。
(総務課の行う事務)
第3条 総務課において所掌する事務は、次に掲げる事項とする。
(1) 情報公開についての案内及び相談に関すること。
(2) 情報公開についての実施機関との連絡調整に関すること。
(3) 行政文書開示請求書(規則様式第1号。以下「請求書」という。)の受付に関すること。
(4) 行政文書の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。
(5) 情報の公開に係る不服申立ての受付に関すること。
(6) 実施状況の公表に関すること。
(7) 村政に係る情報の提供に関すること。
(8) その他情報公開制度に関すること。
(担当課等の行う事務)
第4条 開示請求に関する行政文書を作成し、又は取得した課(課担当の組織を含む。以下「担当課等」という。)において所掌する事務は、次に掲げる事項とする。
(1) 開示請求に係る行政文書の検索及び特定に関すること。
(2) 開示請求に係る開示決定等及び決定通知に関すること。
(3) 行政文書の開示の実施(行政文書の写しの作成を含む。)に関すること。
(4) 開示請求に係る開示決定等の期間の延長及びその通知に関すること。
(5) 第三者への意見書を提出する機会の付与及び当該第三者に対する開示決定等の結果の通知に関すること。
(6) 行政文書の開示時の内容説明に関すること。
(7) 情報公開に係る不服申立ての処理(審査会への諮問に関することを含む。)に関すること。
(8) 担当課等に係る情報の提供に関すること。
(9) 総務課との連絡調整に関すること。
第2章 相談及び案内
(総務課での相談及び案内)
第5条 情報公開についての相談は、原則として総務課において行う。
2 総務課は、開示請求をしようとするものの求める行政文書が開示請求として対応すべきものであるかどうかを確認するため、その内容を具体的に聴取し、必要に応じて担当課等と協議するものとする。
3 前項により請求の内容が情報提供で対応が可能なときは、情報提供で対応し、法令その他の定めにより閲覧等ができる行政文書であるときは、担当課等を案内するものとする。
(担当課等における案内)
第6条 担当課等に直接開示請求や問合せがあった場合には、当該担当課等は、総務課において開示請求の受付等を行う旨を案内するものとする。ただし、当該担当課等において従来から提供していた情報及び開示請求の手続を執るまでもなくその場で提供できる情報については、従来どおり担当課等で提供するものとする。
2 開示請求をしようとするものの求める行政文書が法令その他の定めにより閲覧等ができる行政文書であるときは、その旨説明し、担当課等を案内するものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、出先機関において開示請求を受けた場合において、やむを得ないと判断した場合は、総務課と協議の上、開示請求書を受け付けることができるものとする。
第3章 請求書の受付
(1) 条例第2条第2号に規定する行政文書に該当すること。
(2) 条例第2条第2号ただし書及び条例第15条に規定する次に掲げる事項に該当しないこと。
ア 民俗資料館その他の施設において特別な管理をしているもの及び一般の利用に供することを目的として保有しているもの
イ 法令等の規定により、行政文書の閲覧若しくは縦覧又は行政文書の謄本、抄本その他写しの交付等について別に定められたもの
(3) 条例附則第2項に規定する行政文書であること。
2 開示請求のあった行政文書が複数の課等に存在するときは、当該行政文書に係る事務を所管する課等をもって情報公開担当課等とする。
(請求書の記入)
第8条 請求書の記入指導に当たっては、次に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 同一人から同一の担当課等に複数の開示請求がある場合は、原則として1件ごとに請求書の提出を求めるものとする。
(2) 2以上の実施機関に対し開示請求をする場合には、実施機関ごとに請求書の提出を求めるものとする。
(3) 請求手続は、原則として本人が行うものであるが、代理人であることを証明する書類(委任状等)の提示又は提出があった場合は、本人に代わり代理人が請求することができる。
(4) 「氏名」欄には、氏名及びふりがなを記入し、押印がされているものであること。
(5) 「連絡先」欄には、請求者が団体の場合にあっては担当者の氏名及び電話番号を、個人の場合にあっては本人と連絡が取れる電話番号が記入してあること。
(6) 「請求する行政文書の名称又は内容」欄には、開示請求の対象となる行政文書を特定し、検索することができる程度に具体的に記入してあること。
(7) 条例第9条に該当する行政文書として開示請求をする場合は、「条例第9条に該当する旨及びその理由」欄に、その理由が具体的に記入してあること。記入に際し請求書の所定欄が不足する場合は、別紙に記載し、添付するよう案内すること。
2 請求者自らが請求書の記載をするのが困難であると認められる場合は、総務課職員が請求者の承諾を得て、請求書を代筆することができる。この場合において、総務課職員は代筆した請求書の内容を当該請求者に読み聞かせるなどして、請求者に請求書の記載内容等を確認するものとする。
3 前項の場合においては、請求書の備考欄に「代筆」と記載し、代筆した職員の所属課及び職氏名を記載するものとする。
(郵送等による開示請求の取扱い)
第9条 郵送により提出された請求書の取扱いについては、次に掲げるとおりとする。
(1) 総務課は、郵送により請求書の提出があったときは、当該請求書に開示請求年月日、請求者の住所及び氏名又は名称及び所在地、開示請求に係る行政文書の名称又は内容その他請求者において記入すべき必要事項が記入されているときは、これを受け付ける(受付日は、請求書が村に到達した日とする。)ものとする。
(2) 総務課は、郵送により請求書の提出があった場合において、当該請求書に必要事項が記入されていないとき、又は不明確な箇所があるときは、請求者に対して、それらを補正するよう求めるものとする。ただし、補正すべき事項が軽微なものであるときは、請求者の了解を得た上で総務課の職員が補正するものとする。
2 所定の請求書以外の用紙による請求であっても、請求書に記載されるべき事項がすべて記載されている場合は、これを受け付けるものとする。
3 ファクシミリ、電子メール、電話又は口頭による開示請求は、認めないものとする。
(請求書の補正)
第10条 請求書の記入欄に記入漏れ又は不明な箇所がある場合は、請求者に対し当該箇所を補筆し、又は訂正をするよう求めるものとする。
2 条例第4条第2項の「相当の期間」とは、当該補正箇所を補正するために社会通念上必要とされる期間とし、総務課又は担当課等において請求者との話合いにより、おおむね2週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。
(請求書の受付)
第11条 請求書の受付は、原則として総務課において行うものとする。
2 総務課は、請求書が提出された場合は、次に掲げる手順により受付事務を行うものとする。
(1) 必要事項が記載されているかどうかを確認する。
(2) 「担当課等」欄に担当課等の名称及び電話番号を記入する。
(3) 「備考」欄に適宜必要な事項を記入する。
(4) 請求書原本へ受付印を押印し、受付番号を記入する。
(5) 請求書を複写機で2部複写する。
(6) 請求書写し(1部)を請求者へ交付する。
(7) 「情報公開処理整理表」(様式第1号)へ必要事項を記入する。
(請求書を受け付けた場合の説明等)
第12条 総務課は、請求書を受け付けたときは、次の各号に掲げる事項を記載した説明資料を請求者に交付するとともに、その事項について説明するものとする。ただし、郵送による請求書を受け付けることとしたときは、速やかに当該請求書の写しとともに、当該説明資料を請求者に送付するものとする。
(1) 行政文書の開示は、開示決定等に日時を要するため、受付と同時には行われないこと。
(3) 開示請求に係る行政文書が著しく大量であって、30日以内に決定ができないときは、「開示決定等期間特例延長通知書」(規則様式第8号)により、速やかに請求者に通知すること。
(5) 行政文書の開示を実施する場合の日時及び場所は、行政文書開示決定通知書又は行政文書一部開示決定通知書(以下「開示決定の通知書」という。)により指定すること。
(6) 行政文書の写しの交付には費用の負担が必要であること。また、郵送による行政文書の写しの交付を希望する場合は、その作成に要する費用のほかに郵送に要する郵便料金の負担が必要であること。
第4章 開示決定等の事務
(開示請求に係る行政文書の検索)
第13条 総務課は、請求書を受け付けたときは、当該請求書及び情報公開処理整理表の原本を担当課等に速やかに送付するとともに、その写しを保管するものとする。
2 担当課等は、請求書が送付されたときは、その内容を確認し、開示請求に係る行政文書を速やかに検索し、特定しなければならない。
2 担当課等は、当該行政文書に係る開示決定等を行うに当たっては、請求された行政文書が明らかに開示できるものであるときを除き、総務課と協議するものとする。
3 協議を受けた総務課は、必要な助言を行うとともに、全庁的に調整を図る必要があると認めたときは、適宜協議の場を設けるものとする。
(第三者の保護)
第15条 担当課等は、開示決定等に当たって、当該行政文書に第三者に関する情報が含まれている場合には、次に掲げる場合に応じて当該第三者から意見を聴くものとする。
(2) 第三者に関する情報が条例第11条第2項第1号又は第2号に該当するものとして開示請求を受けた場合 「行政文書の開示に関する意見提出依頼書」(規則様式第10号)により、当該第三者に対し、必ず意見書を提出する機会を与えなければならない。
2 担当課等が第三者から意見聴取する事項は次に掲げるとおりとする。
(1) 非開示情報である条例第5条第2号に該当するかどうかの判断に迷う個人情報が記録されている行政文書については、開示した場合の影響等の有無
(2) 法人その他の団体に関する情報及び事業を営む個人の当該事業に関する情報が記録されている行政文書については、権利利益の侵害の有無
(2) 前号の第三者の意見書は、1週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。
4 担当課等は、第三者からの意見聴取の結果を慎重に検討し、開示決定等を行うものとする。
5 担当課等が第三者に関する意見聴取を行った行政文書について開示決定(一部開示を含む。)をした場合は、速やかに担当課等において、当該第三者に対し、「開示決定通知書」(規則様式第12号)を送付するものとする。
6 前項の場合において、第三者の意見に反して行政文書を開示するときは、当該第三者が救済手続に要する期間として、少なくとも2週間の余裕をみて開示の日時を指定するものとし、当該第三者に対する開示決定通知書の送付は、配達証明郵便により行うものとする。
3 担当課等は、前項の通知書を送付するときは、請求書を受け付けた日から起算して14日以内に請求者に到達するよう努めるものとする。
4 開示決定等の期間の延長通知は、次に掲げる区分により行うものとする。
ア 「行政文書の名称又は内容」欄には、開示請求のあった行政文書の名称、文書番号等を正確に記入すること。
イ 「延長前の決定期間」欄には、請求があった年月日及び請求があった日から起算して14日目の年月日を記入すること。
ウ 「延長後の決定期間」欄には、請求があった日から起算して15日目の年月日及び30日目を超えないで開示決定等を行うことができる年月日を記入すること。
エ 「延長の理由」欄には、決定期間の延長を必要とする具体的な理由を記入すること。
ア 「行政文書の名称又は内容」欄については、前号アと同様とする。
イ 「開示請求のあった日から30日以内に開示決定等をする部分」欄には、30日以内に開示することができる行政文書の範囲を具体的に記入し、この欄が不足する場合は別紙を用いて記入し、添付すること。
ウ 「条例第12条第3項(開示請求に係る行政文書が著しく大量である場合)を適用する理由」欄には、開示・非開示の判定に日時を必要とする旨等の理由を記入すること。
エ 「残りの行政文書について開示決定等をする期限」欄には、開示決定等が可能となる期限を記入すること。この場合なるべく早い時期を設定するように努めること。
2 開示決定等は、担当課等において起案の上決定するものとする。この場合において、起案文書には、次に掲げる事項を記載するものとする。
(1) 開示請求に係る行政文書の名称
(2) 決定の内容
(3) 請求から決定までの経緯
(4) その他開示決定等について必要と認めた事項
3 前項の起案文書には、次の書類を添付するものとする。
(1) 決定通知書の案
(2) 開示請求に係る行政文書の写し(著しく大量な行政文書の請求があった場合は、その概要を添付する。)
(3) 第三者から提出された意見書
(4) 請求書(原本)
(5) その他開示決定等について必要とした書類等
(決裁文書の保管)
第18条 開示決定等に係る決裁文書は、担当課等において保管するものとする。
2 前項の文書は、3年保存とする。ただし、争訟に係る場合には、関係する文書すべてについて、10年以上保存するものとする。
(情報公開処理整理票の送付)
第19条 決定通知書を開示請求者に送付する場合には、決定通知書の写しに開示請求の受付から開示決定等の通知までの経過を記録した情報公開処理整理票の写しを添付して総務課へ送付するものとする。
2 前項の場合において、通知書の記載に当たっては、次に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 「行政文書の名称又は内容」欄には、当該行政文書の名称又は内容、文書番号等を正確に記入すること。
(2) 「開示の日時」欄の記入については、開示決定等の決裁が終了後、請求者と事前に連絡を取り、都合のよい日を指定するよう努めるものとする。この場合において、通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日以降の平日における通常の勤務時間内の日時を指定すること。
(3) 「開示の場所」は、原則として担当課等とする。ただし、担当課等は総務課と協議の上、開示する行政文書の内容及び文書量を考慮し、適宜別の場所を指定することができる。
(4) 「問合せ先(担当課等)」欄には、開示決定をした担当課等名を記載すること。
(5) 「開示しない部分」欄には、当該部分に記録されている情報の概要を記入すること。この場合において、記入欄が不足する場合は、別紙を用い記入すること。
(6) 「一部を非開示とする根拠規定及び当該規定を適用する理由」及び「非開示とする根拠規定及び当該規定を適用する理由」欄には、条例第7条の該当部分及びその具体的な理由を記入すること。この場合において、記入欄が不足する場合には、別紙を用い記入すること。
(7) 「開示することができる時期」欄には、行政文書の開示をしないことと決定した場合において、当該行政文書の全部又は一部について、一定の期間の経過により非開示とする事由が消滅することが明らかであり、かつ、その時期がおおむね1年以内に到達することが確実であるときは、開示できる時期を記入すること。
3 「行政文書開示請求拒否決定通知書」(規則様式第5号)の記入については、次に掲げるとおりとする。
(1) 「行政文書の名称又は内容」欄には、当該請求書の同欄を転記すること。
(2) 「拒否する理由」欄には、明らかにできない理由を記入すること。
4 「行政文書不存在決定通知書」(規則様式第6号)の記入については、次に掲げるとおりとする。
(1) 「行政文書の名称又は内容」欄には、当該請求書の同欄を転記すること。
(2) 「不存在の理由」欄には、請求に係る行政文書が不存在であることの理由を具体的に記入すること。
第5章 開示の実施
(開示の実施)
第21条 行政文書の開示は、あらかじめ開示決定の通知書により指定した日時及び場所において実施するものとする。
2 行政文書の開示を実施するときは、原則として担当課等の職員が立ち会うものとする。
3 請求者から事前に指定した日時に来庁できない旨の連絡があった場合は、請求者と協議の上、別の日時を指定し、行政文書の開示を実施するものとする。
4 担当課等は、行政文書の開示を実施する際には、請求者に対して開示決定の通知書の提示を求め、次の事項を確認するものとする。
(1) 通知書に記入された行政文書と開示しようとする行政文書が一致すること。
(2) 行政文書の開示方法
(3) 写しの交付を必要とする場合は、その箇所等
5 担当課等の職員は、請求者に開示に係る行政文書を提示し、請求者の質問に対し、情報の公開上必要な説明を行うものとする。
6 行政文書の開示を実施するに当たって、当該行政文書が汚損し、又は破損するおそれがあるときは、当該行政文書の閲覧を中止させるものとする。
(開示の方法)
第22条 文書及び図画の閲覧については、これらの原本を閲覧に供することにより行うものとする。ただし、原本が汚損し、又は破損するおそれがあると認められる場合その他相当の理由がある場合は、あらかじめ作成した当該行政文書の写しを閲覧に供することにより行うものとする。
2 フィルム、ビデオテープ及び録音テープの視聴については、それぞれ映写機、再生機器等の通常の方法により行うものとする。
3 電磁的記録の開示の方法については、通常の方法によりプリンター等の印字装置を使用し、紙に出力したものの閲覧又は写しの交付により行うものとする。
4 フィルム及び電磁的記録その他これに類するもの(フロッピーディスク、録音テープ等)の開示については、原則として複製による交付は行わないものとする。
(一部開示の方法)
第23条 条例第11条第1項の規定により、行政文書の一部を開示する場合は、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 非開示情報とそれ以外の情報とが別ページに記録されているときは、当該非開示情報が記録されているページを除いて開示する。
(2) 非開示情報とそれ以外の情報とが同一ページに記録されているときは、当該非開示情報部分を覆って開示するものとするが、この方法によることが困難であるときは、該当ページを複写し、非開示部分が見えないよう黒く塗りつぶして複写したものにより開示する。
(3) 前2号の方法によることができないときは、その他可能な方法により開示する。
(写しの作成)
第24条 行政文書の写しは、原則としてモノクロにより日本工業規格A列3番(図面の場合は同A列0番)までの大きさとし、担当課等が当該行政文書の原本から作成した写しを交付することにより行うものとする。ただし、外部に委託しなければ複写できないものについては、外部委託を行うものとする。
(写しの交付事務)
第25条 写しの交付については、請求者から写しの交付に要する費用を徴収した後に、当該写しを交付するものとする。
2 閲覧と写しの交付を同時に請求された場合の取扱いは、閲覧による行政文書の開示を実施し、請求者から写しを必要とする箇所等の確認を得た上で写しを作成し、交付するものとする。
3 当初の開示請求が閲覧のみであった場合でも、閲覧後に当該行政文書の写しの交付を追加請求された場合は、当初から写しの交付請求があったものとみなして交付することができるものとし、この場合の写しの交付は、次に掲げる手順により行うものとする。
(1) 請求者に写しの交付を希望する部分を確認する。
(2) 担当課等の職員が、電子複写機等により複写する。
(3) 写しを交付する。
4 写しの交付部数は、開示請求があった行政文書1件名につき1部とする。
5 郵送により写しを交付する場合は、次に掲げる手順により行うものとする。
(1) 担当課等は、請求者に対し、写しの交付を希望する部分を確認した上で、あらかじめ写しの交付に要する費用を納入させるとともに、当該写しの送付に要する費用を、原則として、郵便切手により提出するよう求めるものとする。
(2) 担当課等は、送金された費用を納入し、行政文書の写しに領収書を添えて開示請求者に郵送する。
(3) 写しの作成及び送付に要する費用は前納とするが、前2号の取扱いができないやむを得ない理由があると認められるときは、この限りでない。
6 ファクシミリを使用しての写しの交付は行わないものとする。
第6章 不服申立て
(不服申立ての受付)
第26条 不服申立ての受付は、申立人の利便を考慮し、総務課で行い、担当課等に送付するものとする。
(1) 不服申立ては、開示決定等があったことを知った日の翌日から起算して30日以内にしなければならないこと。ただし、この期間内に不服申立てをしなかったことについて天災その他やむを得ない理由がある場合には、その理由がやんだ日の翌日から起算して1週間以内にしなければならないこと。
(2) 実施機関が行った開示決定等により、直接に自己の権利利益を侵害された場合に不服申立てを行うことができるものであること。
(3) 不服申立ては、行政不服審査法第9条の規定により、書面を提出しなければならないこと。この場合において、不服申立書には行政不服審査法第15条による記載事項が明記されていればよいものであるが、規則様式第14号によるよう助言するものとする。
(4) 不服申立書の提出部数は、1通とすること。
(5) 不服申立書には、次の事項を記載しなければならないこと。
ア 不服申立人の氏名、年齢及び住所(不服申立人が法人その他の社団又は財団であるときは、その名称及び所在地並びに代表者又は管理人の氏名及び住所。ただし、代理人により不服申立てをするときは、このほかにその代理人の氏名及び住所)
イ 不服申立てに係る開示決定等の処分(以下「原処分」という。)の内容
ウ 原処分があったことを知った年月日
エ 不服申立ての趣旨及び理由
オ 処分庁(実施機関)の教示の有無及びその内容
カ 不服申立ての年月日
(6) 不服申立書の記載事項のうち、前号エの「不服申立ての趣旨及び理由」の記載に当たっては、次の事項に留意すること。
ア 不服申立ての趣旨は、原処分の取消しを求める場合にあっては、その取消しを求める部分を明確に記載すること。
イ 不服申立ての理由は、送付を受けた決定通知書に記載された決定理由などを参照し、原処分がなぜ違法であるかを条文を引用するなどして具体的に記載すること。
(7) 不服申立書には、行政不服審査法第13条第1項の規定により代表者、管理人、代理人等の資格を証明する書面(代表者資格証明書(法人の代表者にあっては代表者に係る登記簿の謄本等、法人でない社団又は財団の代表者又は管理人にあっては当該団体の規約及び代表者又は管理人を選出したことを証する総会等の議事録の写し等)、委任状等)を添付する必要があること。
(8) 不服申立書には、不服申立人の押印が必要であること。
(9) 不服申立書の提出先は、総務課であること。
(不服申立書の受理)
第28条 担当課等は、行政不服審査法の規定に基づき、不服申立書の提出があったときは、次の事項を確認し、これを受理するものとする。
(1) 不服申立てが適法であるかどうかを確認すること。この場合において、「不適法な不服申立て」とは、次のいずれかに該当するものであること。
ア 不服申立書の記載事項に不備があるもの(不服申立人の年齢の記載がないもの等)
イ 不服申立書に代表者、管理人、代理人等の資格を証明する書面が添付されていないもの
ウ 不服申立てをすることができる期間を経過した後にしたもの
エ 不服申立ての提起先を誤っているもの(教育委員会が行った処分に係る不服申立てを村長に対して提起したもの等)
オ 不服申立てをすることができない事項についてしたもの(開示した行政文書に記録されている情報の真偽に対するもの等)
カ 不服申立てをする資格がないものからなされたもの(開示請求者とは別の法人からの不服申立て等)
(2) 提出された不服申立書が、補正することができる程度の記載事項の不備があるものであるときは、担当課等は、行政不服審査法の規定により、相当の期間(その補正すべき箇所を補正するのに社会通念上必要とされる期間とし、請求者との協議により、おおむね2週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。)を定めて、次により不服申立人にその補正を命ずるものとする。この場合において、補正できるにもかかわらず補正を命じないで当該不服申立てを不適法であるとして却下した場合は、その決定は違法なものとなることに留意すること。
ア 補正命令は、「行政文書開示不服申立補正命令書」(様式第2号)により、配達証明郵便により送付すること。
イ 不服申立人の便宜を図るため、補正命令書を送付する際には、参考文例1の例により作成した不服申立補正書の記載例を同封すること。
ウ 前号アの不備があるものであっても、審査上何ら支障を生じない場合(不服申立てをしたことが明らかである場合に「処分庁の教示の有無及びその内容」の記載が不備であるとき等)には、補正を命ずる必要がないこと。
(3) 不服申立てが適法であるとき(前号ウの場合を含む。)は、当該不服申立てを受理する旨の決定を行うこと。この場合において、補正命令に従い指定期間内に補正された不服申立ては、当初から適法な不服申立てがあったものとして取り扱うものとする。
2 郵送により不服申立書が送付された場合においては、当該郵送に係る封皮を不服申立書とともに保管するものとする。
(処分の執行停止)
第30条 担当課等は、第三者に関する情報が記録されている行政文書の開示決定等について、当該第三者から行政不服審査法第48条の規定により準用する同法第34条(第3項を除く。)の規定により、処分の効力、処分の執行又は手続の執行の全部又は一部の停止その他の措置(以下「執行停止」という。)の申立て(以下「執行停止申立て」という。)があった場合は、文書により執行停止申立て手続をするよう指導するものとする。この場合において、参考文例2(第三者が開示等の執行停止申立てをする場合)の例により作成した執行停止申立書を当該第三者に提示するものとする。
2 処分庁(実施機関)に対する執行停止申立てに係る事務は、担当課等が行うものとする。
4 担当課等は、諮問書に係る決裁を受けたときは、審査会に諮問するとともに、当該第三者(以下「執行停止申立人」という。)及び請求者に次に掲げる事項を記載した通知書を送付するものとする。
(1) 執行停止申立人に対する通知書
ア 執行停止申立てに理由があると認め執行停止をしたこと。
イ 執行停止は、審査会への諮問・答申を経て実施機関で再決定するまでの期間であること。
ウ その他必要な事項
(2) 請求者に対する通知書
ア 先に送付した請求に係る開示決定等について、執行停止の申立てがあったこと及び当該申立てを認めた理由
イ 執行停止は、審査会への諮問・答申を経て実施機関で再決定するまでの期間であること。
ウ その他必要な事項
6 執行停止申立てに係る決裁文書は、担当課等において保管するものとする。
(不服申立事案の審査会への諮問手続)
第31条 不服申立てに係る事務を行う担当課等は、不服申立書を受理した場合は、速やかに次に掲げる要領により審査会への諮問手続を行うものとする。
(1) 諮問書の作成 担当課等は、審査会への諮問の決裁の後、次に掲げる資料を添付した「行政文書開示不服申立審査諮問書」(規則様式第15号)を作成し、審査会へ送付するものとする。
ア 不服申立書原本及び添付資料の写し
イ 請求書の写し
ウ 開示決定等に係る通知書の写し
エ 第三者に関する情報が記録されている行政文書開示請求に係る当該第三者から提出された意見書の写し
オ その他必要な書類(当該行政文書の写し等)
(2) 担当課等は、審査会の求めに応じ会議に出席し、総務課と調整の上で意見陳述、説明又は必要な書類の提出を行うものとする。
(諮問をした旨の通知)
第32条 諮問をした担当課等は、条例第18条の規定により、次に掲げるものに対し、諮問をした旨を「審査諮問通知書」により通知するものとする。
(1) 不服申立人及び参加人
(2) 開示請求者(開示請求者が不服申立人又は参加人である場合を除く。)
(3) 当該不服申立てに係る開示決定等について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が不服申立人又は参加人である場合を除く。)
(不服申立てに対する決定等)
第33条 担当課等は、審査会に諮問した不服申立てについて答申を受けたときは、その答申を尊重して、速やかに当該不服申立てに対する決定について起案しなければならない。この場合、総務課長に合議するものとする。
2 不服申立てに対する決定についての決裁文書は、担当課等において保管するものとする。
3 担当課等は、不服申立てを受理した日の翌日から起算して60日以内に当該不服申立てに対する決定等を行うよう努めるものとする。
(不服申立てに係る決定通知書等の送付)
第34条 担当課等において不服申立てに対する決定等を行った場合は、速やかに「行政文書開示不服申立決定通知書」を作成し、不服申立人及び参加人に配達証明郵便により送付するものとする。
2 担当課等において、不服申立てを認容する決定等を行った場合は、「行政文書の開示決定について(通知)」(様式第3号)を作成し、当該不服申立人及び参加人に送付するものとする。
4 前項の場合における行政文書の開示は、当該第三者が救済手続を執るために必要な相当の期間経過後に行うものとする。
第7章 雑則
(行政文書の検索に必要な資料の整備)
第35条 総務課は、行政文書が迅速かつ的確に検索ができるようにするため、帳簿のほか、行政文書の検索に必要な資料を整備するとともに、総務課において、一般の閲覧に供するものとする。
(情報の提供)
第36条 担当課等は、情報の提供が容易にできるものについては情報の公開手続によらないで、その保有する行政資料により積極的に提供を行うものとする。この場合において、担当課等は、個人のプライバシーを侵害しないよう十分配慮しなければならない。
2 総務課は、情報の提供を積極的に行うため行政資料を収集し、整理するとともに、当該行政資料を村民の利用に供するものとする。
3 総務課及び担当課等における資料の写しの交付に要する費用及びその徴収については、行政文書の開示の場合に準じて行うものとする。
附則
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
