2　文書は、やさしく、かつ、わかりやすくすることを基本方針として作成しなければならない。

2　文書管理責任者は、課内の庶務を担当する係長をもって充てる。

3　文書管理責任者は、次の事務を処理するものとする。

2　文書管理担当者は、係長の指名した職員をもって充てる。

3　文書管理担当者は、次の事務を処理するものとする。

2　文書は、次に掲げるものを除き、左横書きとしなければならない。

2　前項の規定による文書の番号は、法令番号にあっては種類別に毎年1月1日から、文書番号にあって所管課別に毎年4月1日から、施行日の順に起番するものとする。

3　同一の事案に属する往復文は、完結するまで同一の番号を用い、順次枝番号を付するものとする。

4　往復文のうち軽易なものについては、文書番号を省略することができる。

5　前項の規定により文書番号を省略するときは、文書の記号の次に「号外」を付するものとする。

2　文書は、親展文書、個人あての文書を除き、総務課において開封し、文書の余白に受付日付印(経由文書にあっては経由日付印)を押し、文書受付簿(経由文書にあっては文書経由簿)に登載し、文書番号を記入後、所管課(2以上の所管課に関係のある文書は、その最も関係のある所管課)に配布するものとする。ただし、次に掲げるものについては、文書受付簿への登載を省略して配布することができる。

3　書留郵便、配達証明郵便、内容証明郵便及び特別送達郵便で到達した文書並びに訴訟、審査請求その他到達日時が権利の取得、変更又は喪失に関係する文書その他総務課長が重要と認める文書にあっては、前項の規定による処理を行うほか、書留等収受簿に差出人その他必要な事項を記載し、所管課に配布するものとする。この場合において、書留等収受簿に登載された文書の配布を受けようとする者は、当該書留等収受簿の所定の欄に押印又は署名をして配布を受けなければならない。

4　親展文書、個人宛の文書にあっては、直接名宛人に配布するものとする。

5　第3項の文書を除き、所管課に直接到達した文書で所管の明らかなものは、直接当該所管課において受領することができる。この場合において、所管課の文書管理責任者は総務課に当該文書を送付し、第2項に定める処理を受けなければならない。

6　配布を受けた文書に当該所管課の所掌に属さないものがあるときは、直ちに総務課に回付しなければならない。

7　電子メールシステムの利用により受領した文書にあっては、当該文書を出力し、第2項から前項までの規定の例により処理するものとする。

2　文書の処理を命ぜられた職員は、速やかに起案、供覧その他の必要な措置をとらなければならない。

2　特に重要な事案を処理しようとするときは、あらかじめ決裁権限を有するものの処理方針を確認の上起案するものとする。

3　起案には、特別な定めがある場合を除くほか起案用紙を用いなければならない。

4　次の各号に掲げるものの起案にあっては、それぞれ当該各号に定めるところにより処理することができる。

2　合議は、必要かつ最小限の範囲に限るものとし、関係を有する課と事前に協議を行うことにより省略することができる。この場合においては、起案書にその旨を付記しなければならない。

3　合議を受けた課長は、合議事項に異議があるときは、所管課長と協議して調整するものとする。

4　合議を受けた事案について再覧を要するものは、起案書に「執行前再回」又は「執行後再回」と付し再度回付を受けることができる。

5　前項の規定により回付を受け確認を終えたときは、その箇所に認印して送付するものとする。

2　起案の内容が著しく訂正されたときは、起案者において回議又は合議した関係者に当該起案書を回覧し、又はその旨を連絡しなければならない。当該起案が廃案になった場合も、同様とする。

2　浄書が終わった文書は、原議と照合しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、簡易な往復文については、課長名を用いることができる。

3　前2項の規定にかかわらず、証票類等については村名を、事務連絡的な軽易なものについては課名又は係名を用いることができる。

4　文書の発信者名及びあて先の記載に当たり、往復文については、その内容により職名だけを記載し、氏名の記載を省略することができる。

5　発送する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾に事務担当者の所属、職、氏名、電話番号等を表示するものとする。

2　契約書その他権利義務に関する特殊な文書で、2枚以上にわたるものについては、そのつづりめに、当該文書に押印した公印を双方にかけて割印しなければならない。

2　所管課長は、次により文書を発送しなければならない。

2　文書分類表は、課ごとの大分類、係ごとの中分類及び事務事業ごとの小分類並びに文書フォルダ等のファイル名により構成し、事務事業の性質、内容等に応じた系統的な分類としなければならない。

3　課長は、毎年4月に所管する事務事業についての文書分類表を作成し、その写しを総務課に登録しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間証拠として保存を要する文書は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。

3　課長は、保存年限を決定するに当たっては、利用度、重要性を考慮し、必要最小限の年数にするように留意しなければならない。

4　保存年限は、当該完結文書の属する会計年度の翌年度から起算する。ただし、暦年により保存する必要がある完結文書については、当該文書の完結した日の属する年の翌年から起算するものとする。

2　前項の場合において、文書フォルダを使用して保管された文書にあっては文書フォルダごとに保存しなければならない。

3　文書フォルダを使用して保管されている文書にあっては保存年限の最も長いものを基準とするものとする。

4　保存文書目録は、第3分類ごとに作成するものとし、所管課で保存し、その写しを総務課長に提出しなければならない。

5　文書フォルダには、内容、課名、保存年限、廃棄予定年月日等を記入しなければならない。

2　総務課長は、虫害、湿気及び盗難の予防に努めなければならない。

3　書庫は、常に清潔を保ち、喫煙その他すべての火気を使用してはならない。ただし、総務課長が業務上必要と認めるときは、この限りでない。

2　文書を廃棄しようとするときは、保存文書廃棄目録を作成し、総務課長に提出しなければならない。

3　前項により提出を受けた総務課長は、所管の文書管理簿の簿冊から当該文書管理簿を削除し、これを廃棄された文書管理簿を管理する簿冊に整理し、廃棄方法を指示するとともに、保存文書廃棄目録を所管課へ返付する。

4　保存文書廃棄目録の返付を受けたときは、廃棄すべき文書を速やかに廃棄しなければならない。

5　第1項の規定にかかわらず、保存年限が経過した保存文書でなお保存の必要があるものについては、更に保存年限を定めて保存することができる。

6　文書の廃棄に当たっては、秘密に属する文書又は他に悪用されるおそれのある文書は、裁断する等の適当な方法を採らなければならない。

2　課長は、前項に規定する刊行物を作成したときは、速やかにこれを総務課長に1部送付しなければならない。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行し、平成15年6月1日から適用する。

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。